Je moet een factuur sturen aan een nieuwe klant en vraagt je af waar je het btw nummer vindt. Of je bent je eigen btw identificatienummer even kwijt. Geen paniek, dat overkomt de besten. In dit artikel laat ik je stap voor stap zien hoe je je eigen nummers snel terugvindt, hoe je het btw nummer van een klant of leverancier achterhaalt en hoe je een nummer controleert met VIES. Ook leg ik duidelijk het verschil uit tussen btw identificatienummer, omzetbelastingnummer en RSIN, aangevuld met praktische tips uit mijn werk met startende en groeiende ondernemers.
Wat is een btw nummer precies
In Nederland werk je met twee verschillende nummers. Het btw identificatienummer gebruik je in je communicatie met klanten en leveranciers, op je facturen en op je website. Het omzetbelastingnummer gebruik je alleen richting de Belastingdienst. Ben je zzp’er, dan bevat het omzetbelastingnummer jouw burgerservicenummer en deel je dat dus niet met klanten. In mijn begeleiding van starters gaat het hier vaak mis: ze zetten per ongeluk hun omzetbelastingnummer op een offerte. Voorkom dat en gebruik voor extern gebruik altijd het btw identificatienummer.
Je eigen btw nummer opzoeken
Via Mijn Belastingdienst Zakelijk
Ben je je nummer kwijt, log dan in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk met DigiD of eHerkenning. Kies Btw en open vervolgens Btw identificatienummer. Daar zie je direct zowel je btw identificatienummer als je omzetbelastingnummer. Maak meteen een veilige notitie of sla een pdf op, zodat je het de volgende keer snel bij de hand hebt. Controleer ook of het nummer op je factuursjabloon en op je website juist staat.
Nét ingeschreven bij KVK
Start je een bedrijf, dan geeft KVK jouw gegevens door aan de Belastingdienst. Binnen ongeveer tien werkdagen beoordeelt de Belastingdienst of je ondernemer voor de btw bent en ontvang je per post je btw identificatienummer en je omzetbelastingnummer. Je hoeft hiervoor niet apart aan te vragen, maar wachten op de brieven. Vanaf dat moment vermeld je het btw identificatienummer op je facturen.
Het btw nummer van een klant of leverancier achterhalen
Een btw nummer van een andere onderneming staat vaak op de website, op een offerte of op een factuur. Vind je het daar niet, vraag het dan rechtstreeks bij het bedrijf op. Er bestaat geen openbare database waarin je btw nummers van alle ondernemers kunt opzoeken, ook niet in andere EU landen. De Belastingdienst en KVK verstrekken geen btw nummers van derden. Let op dat een RSIN, dat je in een uittreksel van het Handelsregister aantreft, geen btw nummer is maar een administratief nummer voor rechtspersonen.
Btw nummer controleren met VIES
VIES is de Europese zoekmachine die in nationale btw databases kijkt. Het is geen eigen database, maar een doorzoekfunctie. Een check gaat eenvoudig. Kies de lidstaat van je klant, vul het btw nummer van je klant in en start de controle. Je kunt je eigen Nederlandse btw identificatienummer meegeven voor een extra bevestiging, maar dat is niet verplicht. Krijg je een geldige melding, sla of print de bevestiging op bij je factuur. Dat is waardevol bewijs bij een eventuele controle.
Krijg je een ongeldige melding, dan kan het nummer niet bestaan, niet geactiveerd zijn voor EU transacties of de registratie is nog niet bijgewerkt. In zo’n geval bereken je Nederlandse btw of vraag je de klant om met zijn nationale belastingdienst te controleren wat er speelt. Soms is het systeem kort niet beschikbaar; probeer het later opnieuw. Zoek nooit met je omzetbelastingnummer in VIES, alleen met je btw identificatienummer.
Praktische tips en veelgemaakte fouten
Mijn advies aan starters is om direct na ontvangst van de brieven een vaste plek te maken voor beide nummers en je factuursjabloon te controleren. Twijfel je over het juiste tarief of een verlegging, reken je scenario dan door en check de regels voordat je factureert. Handige verdiepingen vind je in deze gidsen: btw berekenen en btw aangifte. Zo voorkom je correcties achteraf en houd je je administratie strak.
RSIN en Handelsregister
Het RSIN is het Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer. Overheidsorganisaties gebruiken dit om gegevens uit te wisselen. Je vindt het in een uittreksel uit het Handelsregister en soms op de website van het bedrijf. Eenmanszaken hebben geen RSIN. Voor bv’s, verenigingen, stichtingen en samenwerkingsverbanden bestaat het RSIN wel. Verwissel het niet met het btw nummer, want het vervult een andere functie.
Conclusie
Btw nummer opzoeken begint bij het onderscheid tussen je btw identificatienummer voor extern gebruik en je omzetbelastingnummer voor contact met de Belastingdienst. Je eigen nummers vind je snel via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Het nummer van een klant vraag je bij het bedrijf op en controleer je met VIES, waarbij je de bevestiging bewaart. Met deze werkwijze werk je foutloos en kun je met vertrouwen factureren.
Hoe kan ik mijn eigen Btw nummer opzoeken
Log in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk met DigiD of eHerkenning, kies Btw en open Btw identificatienummer. Daar zie je zowel je btw identificatienummer als je omzetbelastingnummer. Sla een kopie op en controleer direct of je factuursjabloon en website het juiste btw nummer tonen.
Bestaat er een openbare database om een Btw nummer op te zoeken
Nee. Er is geen openbare lijst met btw nummers van alle ondernemingen. Je vraagt het nummer op bij je klant of leverancier en vindt het vaak op de website, een offerte of een factuur. De Belastingdienst en KVK geven geen btw nummers van andere ondernemers vrij.
Hoe controleer ik een Btw nummer met VIES
Ga naar de VIES zoekfunctie, kies het land van je klant, vul het btw nummer in en start de controle. Bij een geldige respons bewaar je de bevestiging bij je factuur. Bij een ongeldige respons reken je meestal Nederlandse btw of vraag je de klant om het met zijn belastingdienst te laten corrigeren.
Wat is het verschil tussen btw identificatienummer en omzetbelastingnummer
Het btw identificatienummer gebruik je richting klanten en leveranciers en zet je op facturen en je website. Het omzetbelastingnummer gebruik je uitsluitend richting de Belastingdienst. Ben je zzp’er, dan bevat het omzetbelastingnummer je burgerservicenummer en deel je dit dus niet openbaar.
Waarom geeft VIES soms ongeldige respons terwijl het nummer bestaat
Dat komt vaak doordat het nummer nog niet is geactiveerd voor EU transacties, een registratie nog niet volledig is verwerkt of een tijdelijke storing speelt. Vraag je klant om te controleren bij zijn belastingdienst of probeer het later opnieuw. Tot die tijd bereken je doorgaans Nederlandse btw.
