Koop je een koffie of stuur je je eerste factuur en vraag je je af wat die btw precies doet? Btw voelt vaak als een doorgeefluik: jij betaalt het als consument en als ondernemer int je het voor de Belastingdienst. In dit artikel leg ik helder uit wat btw is, hoe het werkt in de praktijk en welke tarieven er bestaan. Je leest wanneer je btw-plichtig bent, wat de kleineondernemersregeling betekent en hoe je correct aangifte doet. Ik deel ook praktische tips uit mijn ervaring met starters en zzp’ers zodat je fouten voorkomt en grip houdt op je administratie.
Wat betekent btw precies?
Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Over bijna elk product of elke dienst die je koopt, wordt btw berekend en die zit in de prijs. De consument betaalt de btw, ondernemers innen de btw bij hun klanten en dragen dit af aan de Belastingdienst. Daarom wordt btw ook wel omzetbelasting genoemd.
Hoe werkt btw in de praktijk?
Verkoop je als ondernemer iets, dan bereken je btw over de verkoopprijs. De btw die je betaalt op zakelijke inkopen heet voorbelasting. Bij de aangifte trek je de betaalde btw af van de ontvangen btw. Het saldo draag je af of krijg je terug. In mijn werk met starters is mijn belangrijkste tip om de ontvangen btw direct apart te zetten. Zo kom je nooit in de knel als de aangifte volgt.
Bruto en netto prijs
De netto prijs is exclusief btw en is de basis voor je berekening. De bruto prijs is inclusief btw en is wat de klant betaalt. Rekenvoorbeeld met 21 procent: een netto prijs van € 100 wordt € 121 inclusief btw. Omgekeerd deel je een prijs van € 121 door 1,21 om terug te gaan naar € 100.
Wil je snel rekenen met 21, 9 of 0 procent of van inclusief naar exclusief en andersom? Gebruik dan de rekentool op btw berekenen met actuele percentages en heldere toelichting.
Wie is ondernemer voor de btw?
Voor de btw ben je ondernemer als je zelfstandig prestaties levert tegen vergoeding. Dat kan anders uitpakken dan bij de inkomstenbelasting. Ook stichtingen en verenigingen kunnen btw-plichtig zijn. Lever je uitsluitend vrijgestelde prestaties, dan reken je geen btw en heb je geen recht op aftrek van voorbelasting.
Kleineondernemersregeling
Blijft je omzet in Nederland onder € 20.000 per kalenderjaar, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling. Je berekent dan geen btw en doet in principe geen periodieke aangifte meer. Bedenk wel dat je ook geen btw mag aftrekken op kosten. In mijn ervaring is de regeling gunstig bij lage kosten en veel particuliere klanten, maar minder passend als je veel investeert.
Tarieven en vrijstellingen
Er zijn drie tarieven. Het algemene tarief is 21 procent en geldt voor de meeste goederen en diensten. Het lage tarief van 9 procent geldt onder meer voor voedingsmiddelen, boeken en kappersdiensten. Het 0 procent tarief gebruik je bijvoorbeeld bij export of bepaalde internationale prestaties. Let op het verschil met vrijstelling. Bij 0 procent reken je wel btw met tarief 0 en behoud je recht op aftrek. Bij een vrijstelling reken je geen btw en is er geen aftrek van voorbelasting.
Aangifte en administratie
De meeste ondernemers doen per kwartaal digitaal aangifte. Je geeft je omzet en de daarover berekende btw op, plus de btw die je zelf op zakelijke kosten betaalde. De uitkomst is wat je moet betalen of terugkrijgt. Starters die ik begeleid werken het liefst met vaste routines: elke week bonnen boeken en elke maand een korte check. Dat voorkomt correcties achteraf.
Heb je nog geen aangifte gedaan en wil je weten wat er komt kijken? Lees de stappen op btw aangifte en voorkom veelgemaakte fouten.
Btw op de factuur
Een correcte factuur bevat je gegevens en die van de klant, de datum en een volgnummer, een duidelijke omschrijving, het bedrag exclusief btw, het toegepaste tarief en het btw-bedrag. Vermeld ook je btw-identificatienummer. Twijfel je welk nummer je moet gebruiken of wil je het controleren? Kijk op btw nummer opzoeken voor uitleg en controle.
Btw over de grens en verleggen
Bij leveringen en diensten over de grens kunnen andere regels gelden. Binnen de EU kan de btw worden verlegd naar de afnemer. Bij export naar buiten de EU pas je vaak 0 procent toe. Controleer per situatie waar de dienst plaatsvindt en wie de btw aangeeft. Bij uitbesteding binnen bepaalde sectoren kan eveneens een verleggingsregeling gelden, wat je duidelijk op de factuur vermeldt.
Btw draait om drie pijlers: het juiste tarief, een nette administratie en tijdige aangifte. Begrijp je het verschil tussen 21, 9 en 0 procent en weet je wanneer vrijstelling geldt, dan voorkom je correcties en betaal je nooit te veel. Werk met vaste routines, zet btw apart en controleer je facturen. Zo houd je overzicht en blijft btw gewoon een beheersbare schakel in je bedrijfsvoering.
Wat is btw in simpele woorden?
Btw is een belasting over de toegevoegde waarde. Als consument betaal je btw in de winkelprijs. Ondernemers innen die btw bij hun klanten en dragen het door aan de Belastingdienst. Je rekent met netto bedragen exclusief btw als basis en telt daar het juiste tarief bij op voor de prijs inclusief btw.
Hoe reken ik snel met btw bij 21 en 9 procent?
Van exclusief naar inclusief vermenigvuldig je met 1,21 of 1,09. Van inclusief naar exclusief deel je door 1,21 of 1,09. Voor complexe situaties zoals gemengde tarieven helpt een tool. Probeer een rekentool voor btw zodat je geen rekenfouten maakt en altijd het juiste bedrag op de factuur zet.
Wanneer ben ik ondernemer voor de btw en wat betekent dat?
Je bent ondernemer voor de btw als je zelfstandig tegen vergoeding levert. Je brengt dan meestal btw in rekening en doet periodiek aangifte. Lever je alleen vrijgestelde prestaties, dan reken je geen btw en heb je geen recht op aftrek van voorbelasting. Deze beoordeling staat los van de inkomstenbelasting.
Wat is het verschil tussen 0 procent en vrijgesteld van btw?
Bij 0 procent reken je een tarief van nul en behoud je recht op aftrek van voorbelasting, bijvoorbeeld bij export. Bij een vrijstelling reken je geen btw en mag je de betaalde btw op kosten niet aftrekken, zoals vaak in onderwijs en bepaalde zorgprestaties. Dat verschil scheelt direct in je kosten.
Hoe vaak moet ik btw-aangifte doen en wat geef ik op?
De meeste ondernemers doen elk kwartaal aangifte. Je vult de omzet en de daarover berekende btw in, plus de btw die je zelf op zakelijke kosten betaalde. Het verschil draag je af of vraag je terug. Start je net, dan krijg je bericht over de aangifteperioden en inloggegevens van de Belastingdienst.
