Btw privégebruik auto

Rijdt u in een auto van de zaak en gebruikt u die af en toe voor privéritten, zoals boodschappen of woon werkverkeer? Dan krijgt u aan het eind van het jaar te maken met btw over het privégebruik. Veel ondernemers vragen zich af welk percentage geldt, hoe de berekening werkt en wat de Belastingdienst precies verwacht in de administratie. In dit artikel leg ik helder uit wanneer u 2,7 procent of 1,5 procent toepast, hoe u het werkelijke privégebruik onderbouwt met een sluitende kilometerregistratie en hoe u de correctie verwerkt in uw laatste btw aangifte. U krijgt concrete rekenvoorbeelden, tips uit de praktijk en valkuilen die u eenvoudig kunt vermijden.

Wat valt onder btw privégebruik auto en wanneer bent u btw verschuldigd

De hoofdregel is eenvoudig. Als u de btw op aanschaf, onderhoud of gebruik van een auto hebt afgetrokken en de auto wordt ook privé gebruikt, bent u btw verschuldigd over dat privégebruik. Voor de btw telt woon werkverkeer als privé. Dit geldt voor personenauto’s, bestelauto’s en leaseauto’s. De belasting is verschuldigd in het laatste aangiftetijdvak van het kalenderjaar.

Er zijn twee manieren om te bepalen hoeveel btw u moet betalen. U rekent op basis van het werkelijke privégebruik of u past het forfait toe. Het forfait is 2,7 procent van de catalogusprijs inclusief btw en bpm. In specifieke situaties is het forfait 1,5 procent. Hieronder leg ik beide routes uit en wanneer welke geschikt is.

Werkelijk privégebruik met een sluitende kilometeradministratie

Wie het werkelijke privégebruik wil belasten, houdt een sluitende kilometeradministratie bij. U zet de privékilometers af tegen de totale jaarkilometers en vermenigvuldigt dat aandeel met de aan de auto toerekenbare btw op kosten. Die kosten zijn bijvoorbeeld brandstof, onderhoud en, gedurende de herzieningsperiode, de component van de aanschaf btw. De administratie moet de verhouding zakelijk privé overtuigend onderbouwen.

Hebt u geen volledige kilometeradministratie, dan kan de verhouding soms ook worden aangetoond met andere objectieve gegevens, zoals de aard van de onderneming, het gebruikspatroon, functies van gebruikers en afspraken over privégebruik. Dit vraagt wel consistentie in de hele administratie.

Geen administratie voor het privégebruik: forfait

Als uw administratie de verhouding privé zakelijk niet aantoont, mag u de verschuldigde btw vaststellen met het forfait. U betaalt dan in beginsel 2,7 procent van de catalogusprijs inclusief btw en bpm. De auto hoeft niet het hele jaar beschikbaar te zijn geweest. Kocht u de auto halverwege, dan mag u het bedrag naar tijdsgelang verlagen.

Het forfait past u ook toe als u een leaseauto gebruikt en recht op aftrek had voor autokosten. Na vier jaar na het jaar van ingebruikname van de auto daalt het forfait naar 1,5 procent. Ook wanneer u bij aankoop geen btw hebt afgetrokken, zoals bij een margeauto of aankoop van een particulier, is het verlaagde percentage 1,5 procent van toepassing.

Hoe berekent u de btw correctie bij privégebruik

Stap voor stap bij werkelijke privéritten

1. Houd een sluitende kilometeradministratie bij. Tel de totale jaarkilometers en de privékilometers, inclusief woon werkverkeer.

2. Bepaal de toerekenbare btw op autokosten in dat jaar. Denk aan brandstof en onderhoud. Tijdens de eerste vier jaren na ingebruikname telt ook de afschrijvingscomponent van de aanschaf btw mee via de herzieningsregels.

3. Bereken het privépercentage. Privékilometers gedeeld door totale kilometers.

4. Vermenigvuldig dat privépercentage met de toerekenbare btw op autokosten. Dat is de verschuldigde btw voor privégebruik.

Deze methode is vaak gunstig als het privégebruik relatief laag is of als de jaarkosten beperkt zijn. Ze vraagt wel discipline in de administratie.

Stap voor stap met het forfait

1. Neem de catalogusprijs inclusief btw en bpm van de auto. Dit is de nieuwprijs, ook voor een gebruikte auto.

2. Vermenigvuldig met 2,7 procent als het om de eerste vier jaren na ingebruikname gaat en u bij de aankoop btw hebt afgetrokken.

3. Vermenigvuldig met 1,5 procent als u geen btw op de aanschaf hebt afgetrokken of als het privégebruik plaatsvindt na vier jaar na het jaar van ingebruikname.

4. Pas tijdsevenredigheid toe als de auto niet het hele jaar beschikbaar was.

5. Verricht u ook vrijgestelde omzet, verlaag dan het forfait naar rato van het aandeel belaste omzet.

Rekenvoorbeelden uit de praktijk

Voorbeeld 1. U kocht een auto met een catalogusprijs van 45.000 euro inclusief btw en bpm. U trok de btw op aanschaf en kosten volledig af. Er is geen sluitende administratie van privégebruik. De verschuldigde btw bedraagt 2,7 procent van 45.000 euro is 1.215 euro voor een volledig jaar. Kocht u de auto op 1 september, dan betaalt u voor vier van de twaalf maanden 405 euro.

Voorbeeld 2. U gebruikt dezelfde auto ook voor vrijgestelde omzet. Stel dat 40 procent van uw omzet vrijgesteld is en u de btw toerekenbaar aan vrijgestelde prestaties niet in aftrek bracht. Dan verlaagt u de correctie evenredig en betaalt u 60 procent van 1.215 euro is 729 euro.

Voorbeeld 3. U kocht vorig jaar een gebruikte auto en trok 3.150 euro aan aanschaf btw af. In het huidige jaar trok u ook 210 euro btw op onderhoud en 525 euro btw op gebruik af. Zonder administratie zou het forfait 2,7 procent van 75.000 euro catalogusprijs zijn is 2.025 euro. Door de maximumregeling betaalt u echter niet meer dan 210 plus 525 plus een vijfde van 3.150 is 1.365 euro.

Voorbeeld 4. U kocht een margeauto en had geen aftrek van aanschaf btw. U trok dit jaar 210 euro btw op onderhoud en 630 euro btw op gebruik af. Het verlaagde forfait is 1,5 procent van 75.000 euro is 1.125 euro. De maximumregel bij auto’s zonder aftrek van aanschaf btw bepaalt dat u niet meer betaalt dan de in dat jaar afgetrokken btw op onderhoud en gebruik samen is 840 euro. U betaalt dus 840 euro.

Pro rata bij vrijgestelde prestaties

Als uw onderneming zowel belaste als vrijgestelde prestaties verricht en u de btw op autokosten pro rata in aftrek brengt, moet u ook de btw correctie voor privégebruik in dezelfde verhouding verlagen. Zo sluit de correctie aan bij het deel waarvoor u werkelijk aftrek genoot.

Maximumcorrectie tijdens de herzieningsperiode

Het forfait kan in de eerste vier jaren na ingebruikname hoger uitkomen dan de in dat jaar afgetrokken btw op auto gerelateerde kosten. Daarom geldt een maximum. In een jaar binnen die periode is maximaal verschuldigd de som van alle in dat jaar afgetrokken btw op onderhoud en gebruik plus een vijfde deel van de bij aanschaf afgetrokken btw. Na de vier jaren vervalt de aanschafcomponent en volstaat het maximum van alleen de in dat jaar afgetrokken btw op onderhoud en gebruik.

Bijzondere situaties die vaak vragen oproepen

Auto gekocht zonder aftrek van btw

Kocht u een auto zonder btw aftrek, zoals een margeauto of een auto gekocht van een particulier, dan past u het verlaagde forfait van 1,5 procent toe als u geen kilometeradministratie hebt. De berekeningswijze blijft verder gelijk, inclusief tijdsevenredigheid en eventuele pro rata verlaging bij vrijgestelde prestaties. De maximumregeling beperkt de verschuldigde btw tot de in dat jaar afgetrokken btw op onderhoud en gebruik.

Privégebruik na vier jaar na het jaar van ingebruikname

Na afloop van de vier jaren volgend op het jaar van ingebruikname daalt het forfait van 2,7 naar 1,5 procent. De reden is dat de aanschaf btw dan geen onderdeel meer is van de herzieningsperiode. Deze verlaging kan een bezien waard financieel voordeel opleveren als u geen sluitende administratie bijhoudt.

Woon werkverkeer telt als privé

Voor de btw is elke rit tussen woon of verblijfplaats en uw vaste werkplaats privé. Dit geldt ook voor bestelauto’s, ongeacht hoe sporadisch. Ritten naar klanten of projectlocaties zijn doorgaans zakelijk, tenzij die locatie als vaste werkplaats is overeengekomen. Bestaat het privégebruik uitsluitend uit woon werkverkeer, dan mag u volstaan met het vastleggen van de afstand en het aantal dagen, bijvoorbeeld 214 werkdagen per kalenderjaar, naar evenredigheid aanpasbaar.

Leaseauto’s, zowel operationeel als financieel

Bij leaseauto’s geldt dezelfde systematiek. Kiest u voor het forfait en hebt u aftrek van de btw op autokosten, dan is het percentage in de eerste periode 2,7 en na de vier jaren 1,5. Een sluitende administratie kan ook hier uitkomst bieden als het privégebruik beperkt is. Let op bij sale en leaseback of wisseling van auto in de loop van het jaar. Pas tijdsevenredigheid toe.

Eigen bijdrage van werknemers en normale waarde

Laat u werknemers privé rijden met een auto van de zaak en betalen zij een eigen bijdrage, dan beoordeelt u eerst of die bijdrage kostendekkend is. Kostendekkend betekent dat alle aan privégebruik toerekenbare kosten zijn gedekt, inclusief posten zonder btw zoals bpm, motorrijtuigenbelasting, verzekeringen en afschrijving. Is de bijdrage kostendekkend, dan draagt u btw af over de ontvangen bijdrage en past u het forfait niet toe.

Is de bijdrage niet kostendekkend en ligt de btw over die bijdrage lager dan het forfait, dan mag u het forfait toepassen en geen btw afdragen over de ontvangen eigen bijdrage. Ligt de btw over de bijdrage hoger, dan rekent u btw over de bijdrage en vervalt het forfait. In complexe situaties speelt de normale waarde een rol. Praktisch hanteert de Belastingdienst voor de normale waarde de toerekenbare kostenbenadering.

Rechtspersonen en de rol van de DGA

Bij een bv is de bv de btw ondernemer. De directeur grootaandeelhouder wordt voor de btw als werknemer gezien. De regels voor privégebruik en de eventuele eigen bijdrage gelden dus hetzelfde als bij andere werknemers. Let op de pro rata als de bv ook vrijgestelde prestaties verricht.

Maatschappen en vof’s

In samenwerkingsverbanden kan een privé aangeschafte auto van een maat of vennoot onder voorwaarden toch onder de forfaitaire regeling vallen bij de maatschap of vof. Een duidelijke vastlegging en consistente toepassing in de administratie zijn dan belangrijk. Laat beoordelen of de voorwaarden in uw situatie worden gehaald.

Autoverhuur en autobedrijven

In branches waar medewerkers verschillende demo of huurauto’s gebruiken, mag onder voorwaarden worden uitgegaan van een ongewogen gemiddelde catalogusprijs voor de forfaitberekening. Dat vergemakkelijkt de uitvoering wanneer voortdurend tussen auto’s wordt gewisseld. Documenteer welke auto’s in de pool zitten en wie wanneer toegang had.

Privéauto van de werknemer voor zakelijke ritten

Vergoedt u werknemers voor zakelijk gebruik van hun eigen auto, dan kunt u over die vergoeding geen btw aftrekken. De auto is immers geen bedrijfsmiddel van uw onderneming en de vergoeding geldt in beginsel niet als met btw belaste prestatie aan u. Zorg wel voor een nette rittenregistratie voor loon en inkomstenbelasting doeleinden.

Administratie, aangifte en planning

Wat moet u vastleggen

Welke route u ook kiest, de administratie moet kloppen. Bij werkelijke privéberekening bewaart u de rittenregistratie en onderliggende bewijsstukken. Bij het forfait bewaart u gegevens over de catalogusprijs, de periode van beschikbaarheid en eventuele pro rata bij vrijgestelde prestaties. Voor werknemers met een eigen bijdrage legt u vast hoe u de kostendekkendheid beoordeelt.

Waar verwerkt u de btw in de aangifte

U geeft de btw over privégebruik aan in de laatste aangifte van het kalenderjaar. Staat er geen bedrag in de rubriek voor de maatstaf van heffing als u het forfait toepast, dan vult u daar nul in en alleen de verschuldigde btw in de kolom voor omzetbelasting. Hanteert u werkelijke privéritten, vul dan de maatstaf en de btw in zoals uw berekening uitwijst. Combineer andere privécorrecties voor btw in dezelfde rubriek waar van toepassing.

Handige hulpmiddelen en vooroverleg

De online rekentool van de Belastingdienst voor de auto helpt u snel door de stappen, maar let erop dat de tool niet geschikt is als er een eigen bijdrage is voor privégebruik. Twijfelt u over de verhouding of over de kostendekkendheid van een bijdrage, overweeg dan vooroverleg met de Belastingdienst om achteraf discussie te voorkomen. Voor basisbegrippen over btw kunt u desgewenst deze achtergrondpagina raadplegen: wat is btw. Wilt u weten waar u de correctie in de aangifte verwerkt, lees dan ook deze uitleg over de aangifte: btw aangifte doen.

Praktische tips, inzichten en valkuilen

Uit mijn adviespraktijk blijkt dat de meeste fouten ontstaan door onvolledige rittenregistraties en het niet toepassen van tijdsevenredigheid. Wie halverwege het jaar een auto in gebruik neemt of juist verkoopt, vergeet vaak het forfait of de berekening te verlagen. Een tweede valkuil is het vergeten van de pro rata als u ook vrijgestelde prestaties verricht. Dat kan u te veel betalen of juist te weinig, met risico op naheffing.

Let op bij de keuze tussen werkelijke privé en forfait. Heeft u weinig privékilometers en hoge catalogusprijs, dan pakt de werkelijke methode vaak gunstiger uit. Bij intensief privégebruik of een relatief lage cataloguswaarde is het forfait juist overzichtelijk en soms voordeliger. Evalueer elk jaar opnieuw als uw gebruik verandert.

Bij eigen bijdragen van werknemers vraagt de beoordeling van kostendekkendheid aandacht. Neem alle kosten mee die echt aan het privégebruik toerekenbaar zijn, ook de posten zonder btw. Vergelijk vervolgens de btw over die bijdrage met het forfait. Kies de route die tot de hoogste verschuldigde btw leidt als de regels dat voorschrijven of kies juist het forfait als dat is toegestaan en gunstiger uitvalt. Documenteer uw keuze en onderbouwing.

Ten slotte, check elk jaar in december of uw gegevens compleet zijn. Verzamel facturen van onderhoud en brandstof, actualiseer de catalogusprijs in uw dossier en controleer uw rittenregistratie op onlogische hiaten. Een praktische herinnering in uw agenda helpt om dit elk jaar tijdig af te ronden. Wie structureel dezelfde fout maakt, komt die in een eventuele controle meerdere jaren achter elkaar tegen.

Controle en discussie voorkomen

De Belastingdienst kijkt bij controles naar samenhang. Kloppen de kilometers met de planning en agenda, zijn de brandstofkosten realistisch voor het aantal kilometers, en is de verhouding privé zakelijk consistent met de functie van de gebruiker. Kunt u aannemelijk maken dat uw berekening realistisch is en conform beleid, dan voorkomt u correcties en boetes. Bij twijfelgevallen of uitzonderingen kan een verzoek om vooroverleg uitkomst bieden en geeft het u vooraf zekerheid.

Samenvatting in één oogopslag

U bent btw verschuldigd voor privégebruik van de auto als u btw op de auto hebt afgetrokken. Zonder administratie gebruikt u het forfait van 2,7 procent van de catalogusprijs. Na vier jaren of bij aankoop zonder aftrek geldt 1,5 procent. Met een goede kilometeradministratie belast u het werkelijke privégebruik. Vergeet pro rata niet bij vrijgestelde omzet en pas de maximumregeling toe tijdens de herzieningsperiode. Verwerk de correctie in de laatste aangifte van het kalenderjaar.

Btw op privégebruik auto draait om kiezen tussen een sluitende onderbouwing van het werkelijke privégebruik of het toepassen van het forfait. Wie de regels slim toepast, voorkomt overbetaling en discussie. Rond het jaar af met een controle op documentatie, pas tijdsevenredigheid toe en verwerk de correctie in de laatste aangifte. Twijfelt u over de verhouding, het percentage of de kostendekkendheid van een eigen bijdrage, leg het vooraf vast en vraag zo nodig advies. Zo houdt u grip op deze terugkerende jaarafsluiter.