Btw

Start u net met ondernemen en vraagt u zich af hoe u btw rekent, wat u mag aftrekken en hoe de aangifte werkt? U bent niet de enige. Btw lijkt complex, maar met een helder stappenplan en een paar praktische voorbeelden wordt het overzichtelijk. In dit artikel leg ik uit wat btw is, welke tarieven en vrijstellingen er zijn, hoe u btw berekent en aftrekt, welke eisen aan facturen en administratie gelden en hoe u btw aangifte doet. Ook ga ik in op veelvoorkomende valkuilen, regels voor het buitenland en de kleineondernemersregeling.

Wat is Btw en voor wie geldt het

Btw is belasting over de toegevoegde waarde. U brengt btw in rekening aan uw klant en draagt die af via de aangifte. De btw drukt uiteindelijk op de consument, niet op de ondernemer. U bent ondernemer voor de btw als u zelfstandig werkzaamheden verricht en daar structureel inkomsten uit heeft. Dat is een andere toets dan voor de inkomstenbelasting, waardoor u voor de btw wél ondernemer kunt zijn en voor de inkomstenbelasting niet. Na inschrijving bij KVK ontvangt u een omzetbelastingnummer en een btw id. Uw btw id zet u op uw facturen en u houdt een deugdelijke boekhouding bij. In mijn adviespraktijk zie ik dat veel starters winst boeken door meteen te beginnen met een simpel, consequent administratiesysteem.

Btw tarieven en vrijstellingen in Nederland

Het algemene tarief is 21 procent. Er is een verlaagd tarief van 9 procent voor onder meer voedingsmiddelen, boeken, geneesmiddelen, reparatie van fietsen en kappersdiensten. Het 0 procent tarief geldt bijvoorbeeld bij export en bij leveringen aan ondernemers in andere EU landen wanneer aan de voorwaarden is voldaan. Daarnaast bestaan vrijstellingen, bijvoorbeeld voor het geven van onderwijs, medische zorg, de meeste financiële diensten en vaak de verhuur van onroerend goed.

Belangrijk verschil in de praktijk: bij 0 procent houdt u recht op aftrek van voorbelasting, bij een vrijstelling vervalt dat recht. Dat maakt uw kosten relatief hoger wanneer u vrijgestelde prestaties levert.

Btw berekenen in de praktijk

Btw berekenen is rekenwerk. Het helpt om vaste formules te gebruiken. Wilt u stap voor stap oefenen of snel checken, gebruik dan deze pagina om btw te berekenen.

Van exclusief naar inclusief

1. Vermenigvuldig uw prijs exclusief btw met het tarief. Voor 21 procent is de factor 0,21 en voor 9 procent 0,09.
2. Tel de uitkomst op bij het bedrag exclusief btw voor de prijs inclusief btw.
3. Voorbeeld 100 exclusief tegen 21 procent geeft 21 btw en 121 inclusief.

Van inclusief naar exclusief

1. Deel de prijs inclusief btw door 1,21 bij 21 procent of door 1,09 bij 9 procent.
2. Het verschil tussen inclusief en exclusief is de btw.
3. Voorbeeld 121 inclusief bij 21 procent geeft 100 exclusief en 21 btw.

Voorbelasting aftrekken

De btw die leveranciers u in rekening brengen op zakelijke kosten heet voorbelasting. Die mag u in aftrek brengen als de kosten zakelijk zijn en uw prestaties belast zijn met btw. Levert u zowel belaste als vrijgestelde prestaties, dan past u een pro rata toe zodat u alleen het zakelijke belaste deel aftrekt. Bij gemengd gebruik van de auto geldt een correctie voor privégebruik. Verder zijn bepaalde personeelsvoorzieningen beperkt aftrekbaar. Ik raad klanten aan deze posten maandelijks te controleren, zodat de kwartaalangifte soepel loopt en verrassingen uitblijven.

Factuur en administratie

Een juiste factuur bevat ten minste een uniek factuurnummer, datum, uw naam en adres, uw btw id, de gegevens van de afnemer, een duidelijke omschrijving van de prestatie, de datum van levering of dienst, de vergoeding exclusief btw, het toegepaste tarief en het btw bedrag, plus het totaal inclusief btw. Bij verleggingsregel of vrijstelling vermeldt u de toepasselijke tekst, zoals btw verlegd. Uw administratie moet zó zijn ingericht dat de Belastingdienst eenvoudig de btw kan herleiden. Digitale boekhouding is prima, mits compleet en consistent genummerd.

Btw aangifte doen en betalen

In de meeste gevallen doet u per kwartaal aangifte. Maand of jaar komt ook voor, afhankelijk van uw situatie. U dient uw aangifte in en betaalt uiterlijk in de maand na afloop van het tijdvak. Starters krijgen soms een ander tijdvak toegewezen. Met de app van de Belastingdienst kunt u herinneringen instellen zodat u op tijd indient en betaalt. Wilt u precies weten wat u wanneer invult, bekijk dan de uitleg bij btw aangifte doen.

Te laat of corrigeren

Heeft u te veel of te weinig aangegeven, dan corrigeert u dat. Kleine verschillen neemt u mee in de eerstvolgende aangifte. Grotere verschillen meldt u via een suppletie, tot vijf jaar terug. Bij te laat of te weinig betalen kan belastingrente en een boete volgen. Bij te veel betaald krijgt u teruggaaf.

Bijzondere situaties

Kleineondernemersregeling KOR

Blijft uw omzet per kalenderjaar onder 20.000 euro en bent u in Nederland gevestigd, dan kunt u kiezen voor de KOR. U brengt dan geen btw in rekening, doet in beginsel geen btw aangifte en u heeft geen recht op aftrek van voorbelasting. De keuze geldt minimaal drie jaar of totdat u de drempel overschrijdt. Deze regeling is handig voor kleine dienstverleners met weinig inkoopbtw.

Verleggingsregeling

Bij sommige prestaties draagt niet de leverancier, maar de afnemer de btw af. Dit ziet u onder meer in de bouw en bij bepaalde leveringen en diensten aan ondernemers in andere EU landen. U zet btw verlegd op de factuur en neemt de btw op bij zowel te betalen als te verrekenen posten, zodat per saldo alleen verschuldigd is wat moet.

E commerce en grensoverschrijdend

Doet u afstandsverkopen aan consumenten in andere EU landen en overschrijdt u de EU drempel van 10.000 euro, dan berekent u de btw van het land van de klant. Met het One Stop Shop systeem kunt u buitenlandse btw centraal in Nederland aangeven. Export buiten de EU is in beginsel belast met 0 procent mits u het uitgaan van de goederen kunt aantonen.

Zakendoen over de grens

Bij leveringen aan ondernemers in andere EU landen vraagt u om het btw id van uw klant en controleert u of de voorwaarden voor het 0 procent tarief of verlegging zijn vervuld. Diensten kennen eigen plaatsbepalingsregels. Bij import en export speelt ook de douaneheffing. Mijn advies is om vooraf een schema te maken per type transactie, zodat uw factuurtekst en aangifteposten altijd kloppen.

Specifieke onderwerpen

Voor zonnepanelen op of bij woningen geldt sinds 2023 in veel gevallen het 0 procent tarief voor levering en installatie. Thuisbatterijen kennen andere regels. Controleer per project het juiste tarief en uw aftrekrecht. Twijfelt u, vraag dan tijdig schriftelijke bevestiging aan uw adviseur of de Belastingdienst.

Veelgemaakte fouten en praktische tips

Veelvoorkomend zijn een verkeerd tarief toepassen, geen duidelijke omschrijving op de factuur, vergeten pro rata toe te passen of privécorrecties pas aan het jaar eind verwerken. Werk met vaste maandafsluitingen, bewaar bronbewijzen bij de boeking en documenteer uw keuzes. Wilt u meer achtergrond en voorbeelden lezen, kijk dan op onze blogs.

Wetswijzigingen en actualiteit

Regels en tarieven wijzigen. Zo is aangekondigd dat het btw tarief op overnachtingen per 1 januari 2026 wijzigt. Houd daarom branche updates in de gaten en herzie jaarlijks uw tarieven en factuurteksten. Een korte check voorkomt veel correctiewerk achteraf.

Btw wordt gemakkelijk als u de basis op orde heeft: het juiste tarief kiezen, netjes factureren, voorbelasting goed bijhouden en tijdig aangifte doen. Met een eenvoudig rekenstapje voorkomt u fouten en met een vaste maandroutine blijft uw administratie overzichtelijk. Wilt u zeker weten dat uw bedragen kloppen, gebruik dan onze pagina voor btw berekenen en lees de handleiding bij btw aangifte. Zo houdt u tijd over voor uw onderneming.