Ben je je eigen btw id kwijt of wil je het btw nummer van een nieuwe klant controleren voordat je een factuur stuurt? Je bent niet de enige die hier tegenaan loopt. Ik help ondernemers hier regelmatig mee en weet precies waar de valkuilen zitten. In dit artikel lees je hoe je jouw btw id en ob nummer terugvindt, hoe je het btw nummer van een klant achterhaalt en hoe je nummers controleert via het VIES systeem. Ook deel ik praktische tips zodat je zeker weet dat je facturen en aangiften kloppen.
Wat is een btw nummer en waarom kun je het niet zomaar opzoeken
Een btw nummer identificeert een ondernemer voor de omzetbelasting in contacten met klanten en leveranciers. Er bestaat geen openbare database waarin je willekeurig btw nummers kunt opzoeken. Dat is zo vanwege privacy en misbruikpreventie. Je vindt het btw nummer van een bedrijf doorgaans op de website, op offertes en op facturen, of je vraagt het rechtstreeks op bij de onderneming.
Let op dat het ob nummer iets anders is dan het btw id. Je gebruikt het ob nummer alleen richting de Belastingdienst. Het btw id gebruik je extern, bijvoorbeeld op je factuur en website. Wil je weten welke tarieven of verleggingsregels gelden, bekijk dan ook deze uitleg over btw berekenen.
Je eigen btw id en ob nummer vinden
Zo vind je ze in Mijn Belastingdienst Zakelijk
Na inschrijving bij KVK beoordeelt de Belastingdienst of je ondernemer voor de btw bent. Bij registratie ontvang je per post je btw id en je ob nummer. Ben je ze kwijt, dan kun je ze terugvinden via het ondernemersportaal.
- Log in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk met DigiD of eHerkenning.
- Kies Btw in het menu.
- Open Btw identificatienummer. Je ziet daar je btw id en je ob nummer.
Uit mijn werk met starters zie ik dat het onderscheid vaak onduidelijk is. Handig ezelsbruggetje: ob nummer is voor Overheid en brieven, btw id is voor buiten de deur. Maak meteen een notitie in je boekhoudpakket, dan raak je ze niet meer kwijt. Voor je periodieke verplichtingen vind je hier een heldere gids voor btw aangifte.
Het btw nummer van een klant of leverancier achterhalen
Vraag het btw nummer altijd bij je klant of leverancier op en bewaar het in je dossier. Vaak staat het op de website of op een offerte en factuur. De Belastingdienst en KVK verstrekken geen btw nummers van derden. Gebruik geen gok of eigen format, want één verkeerd teken kan al tot naheffingen leiden.
Verwar een KVK uittreksel of een RSIN niet met een btw id. Een RSIN is een administratief nummer voor rechtspersonen en samenwerkingsverbanden en staat op het uittreksel van het Handelsregister. Eenmanszaken hebben geen RSIN.
Btw nummer controleren met het VIES systeem
Lever je aan of koop je van een ondernemer in een ander EU land, controleer dan het btw nummer via VIES, de zoekmachine van de Europese Commissie die de nationale databases raadpleegt.
Stap voor stap controleren
- Ga naar het VIES portaal van de Europese Commissie.
- Kies het land van je klant.
- Vul het btw identificatienummer van je klant in. Let op hoofdletters en spaties.
- Kies Nederland als jouw land en vul je eigen btw id in voor extra verificatie.
- Start de verificatie en bewaar de bevestiging als pdf of afdruk bij je factuur.
Krijg je een ongeldige respons, dan kan het nummer niet bestaan, niet geldig zijn voor grensoverschrijdende transacties of is de registratie nog niet volledig. Vraag je klant om het juiste nummer of om bevestiging van de eigen belastingdienst. Soms is VIES tijdelijk niet beschikbaar, probeer het later opnieuw.
Valkuilen en praktische tips
Gebruik nooit je ob nummer bij controles in VIES, alleen je btw id. Controleer bij intracommunautaire leveringen altijd vooraf, en bewaar de validatie als bewijs bij het 0 procent tarief of bij btw verlegd. Klopt de naam of het adres in VIES niet helemaal met wat jij hebt, vraag dan om een recente factuurkop of bevestigingsmail. Bij Nederlandse relaties kun je de naam en het adres vaak ook verifiëren via VIES.
Mijn ervaring is dat fouten vaak ontstaan door overtypen. Kopieer het nummer rechtstreeks vanuit de bron en noteer datum en tijd van je controle. Wil je je kennis over btw onderwerpen verbreden, bekijk ook onze pagina over btw.
RSIN en KVK in context
Het RSIN is bedoeld voor gegevensuitwisseling tussen overheidsorganisaties. Het is geen vervanging van een btw id en je kunt er geen btw controle mee doen. Je vindt het RSIN in het KVK uittreksel. Voor de juiste fiscale verwerking op je factuur heb je altijd het btw id nodig van je zakenpartner.
Conclusie
Een btw nummer opzoeken begint bij de juiste plek. Je eigen btw id en ob nummer vind je in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Het nummer van een klant vraag je op bij de onderneming zelf en controleer je via het VIES systeem. Bewaar elke verificatie en vermijd verwarring tussen btw id, ob nummer en RSIN. Met deze stappen factureer je correct en voorkom je gedoe achteraf.
Hoe kan ik mijn eigen btw nummer snel terugvinden
Log in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk met DigiD of eHerkenning, kies Btw en open Btw identificatienummer. Daar staan je btw id en je ob nummer. Noteer ze direct in je administratie en in je factuursjabloon, zodat je niet opnieuw hoeft te zoeken.
Kan ik ergens een btw nummer opzoeken van een willekeurig bedrijf
Er is geen openbare lijst met alle btw nummers. Vraag het nummer bij het bedrijf zelf op of kijk op de website, offerte of factuur. Zodra je het nummer hebt, kun je het voor Europese handel controleren via het VIES systeem van de Europese Commissie.
Wat is het verschil tussen btw id en ob nummer
Je btw id gebruik je in contacten met klanten en leveranciers en zet je op facturen en je website. Je ob nummer gebruik je alleen richting de Belastingdienst. Voor controles in VIES gebruik je altijd je btw id en nooit je ob nummer.
Hoe controleer ik een buitenlands btw nummer
Gebruik het VIES portaal. Kies het land van je klant, vul het btw nummer in en start de verificatie. Bewaar de bevestiging bij je factuur. Krijg je een ongeldige respons, vraag dan je klant om een bevestiging van de eigen belastingdienst of controleer later nogmaals.
Wat als VIES aangeeft dat het btw nummer ongeldig is
Dat kan betekenen dat het nummer niet bestaat, niet geldt voor EU transacties of dat de inschrijving nog niet volledig is. Reken dan Nederlandse btw of vraag je klant om het correcte nummer en een bevestiging. Leg je beslissing vast en bewaar je correspondentie bij het dossier.
