Het MijnSchool ouderportaal is een afgeschermd en beveiligd oudercommunicatie- en betrokkenheidsportaal voor basisscholen en faciliteert de digitale informatie-uitwisseling tussen ouders en basisscholen. De Privacy Policy is hierop afgestemd en heeft als uitgangspunten vertrouwelijkheid en veiligheid.
1. Organisatie
Het MijnSchool ouderportaal is ontwikkeld door Get There ICT Solutions, opgericht in 1999 en gevestigd in Leek. Met een sterke focus op innovatieve ICT- en brancheoplossingen levert Get There ICT Solutions software-as-a-service (SAAS) oplossingen en maatwerk voor (onder andere) het onderwijs.
2. Privacy op school: daar werken we samen aan
Goed omgaan met privacy in het onderwijs. Dat doe je niet alleen door afspraken op te schrijven, maar vooral ook door deze afspraken in de praktijk te brengen. De school heeft hierbij de regie. Deze is tenslotte verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van de leerlingen en de communicatie met ouders. Het maken van goede afspraken met aanbieders van digitale producten en diensten hoort daarbij.
Scholen staan daar gelukkig niet alleen in. Aanbieders van digitale leermiddelen en van andere digitale producten die in de school worden gebruikt, helpen scholen deze verantwoordelijkheid vorm te geven. Dat doen ze door zich aan te melden als deelnemer aan het privacy convenant en de afspraken uit het convenant toe te passen. Get There MijnSchool is deelnemer van het privacy convenant en past deze toe. Kijk hier voor de lijst met deelnemers aan het privacy convenant.
3. Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy
De leden van de PO-Raad, VO-raad, GEU, KBb-E en VDOD hebben ingestemd met versie 2.0 van het convenant. Het ‘Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy’ vertaalt de Wet bescherming persoonsgegevens naar de onderwijspraktijk. Het bevat afspraken over het omgaan met persoonsgegevens bij het gebruik van digitale leermiddelen en toetsen. Dankzij het convenant weten scholen en aanbieders wat ze over en weer van elkaar mogen verwachten, zijn de afspraken werkbaar in de praktijk en heeft iedereen dezelfde gemeenschappelijke uitleg bij deze afspraken.
4. Bewerkersovereenkomst met Get There MijnSchool
Uit de Wet bescherming persoonsgegevens volgt dat schoolbesturen verantwoordelijk zijn voor het afsluiten van bewerkersovereenkomsten met hun leveranciers. De modelbewerkersovereenkomst bij het convenant is opgesteld om de afspraken tussen scholen en leveranciers vast te leggen. Leveranciers en distributeurs die het privacy convenant hebben ondertekend nemen zelf het initiatief om een bewerkersovereenkomst in overeenstemming met het model aan de scholen voor te leggen. Scholen kunnen op deze website controleren of een leverancier het convenant heeft ondertekend.
Hier vindt u:
Het convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 2.0
De modelbewerkersovereenkomst 2.0
5. Opslag, gebruik en inzage van gegevens
Hier volgt informatie die voor gebruikers relevant is in het kader van opslag, gebruik en inzage van gegevens.
- Persoonsgegevens.
Persoonsgegevens worden ingeladen vanuit het Leerling Administratie Systeem. Het gaat dan om opslag van gegevens van schoolmedewerkers, ouders en leerlingen. Denk hierbij aan gegevens als naam, adres, telefoonnummer, email en voor ouders/verzorgers ook wie hun kinderen zijn, in welke groep ze zitten en welke leerkrachten voor deze groep staan. De school geeft Get There toestemming persoonsgegevens uit het administratiesysteem in te laden in MijnSchool en deze dagelijks te synchroniseren. De school kan deze toestemming op ieder moment en zonder tussenkomst van Get There intrekken.
Aanvullend kunnen ouders zelf ook persoonsgegevens toevoegen, wijzigen en verwijderen zoals een profielfoto.
- Accounts.
Om gebruik te kunnen maken van MijnSchool geeft een aangesloten school naar eigen inzicht accounts aan betrokken schoolmedewerkers, ouders en leerlingen. Na het activeren van het account kunnen gebruikers hun persoonsgegevens inzien en eventueel wijzigingen aan de schooladministratie doorgeven. Wijzigingen worden niet direct in het Leerling Administratie Systeem doorgevoerd; de school kan aangedragen wijzigingen verwerken in het administratiesysteem en zij heeft hierbij altijd de regie.
- Inzage gegevens voor andere ouders.
Ouders hebben de keus om aan te geven wie hun persoonsinformatie (bijv. adres, telefoonnummer en email) mag inzien: alleen zijzelf en schoolmedewerkers, alle gebruikers van de eigen groep(en) of alle gebruikers van de betreffende school.
- Instellingen/cookies.
Om gebruik te kunnen maken van MijnSchool dient de browser op de computer van de gebruiker cookies van MijnSchool te accepteren. In de cookies worden sessiegegevens opgeslagen zoals een gebruikersidentificatie en laatst gebruikte instellingen. De instellingen die in cookies op de browser opgeslagen worden, worden ingezet om het gebruiksgemak te verhogen. Zo hoeft niet elke keer opnieuw de gebruikersnaam te worden ingevoerd en worden bepaalde keuzes onthouden voor een volgend bezoek aan die pagina.
- Verkeersgegevens.
Voor elke interactie met MijnSchool worden een aantal gegevens naar een logfile geschreven. Dit zijn de bezochte pagina en het type browser, en technische gegevens zoals het ip adres, database statement en de tijd die de interactie in beslag nam. De verkeersgegevens/logfiles worden door MijnSchool geanalyseerd op het optreden van systeemfouten en performance-issues, met als doel de kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van MijnSchool te verbeteren.
- Gebruik en inzien gegevens door niet-ingelogde bezoekers
Een niet-ingelogde bezoeker kan geen persoonsgegevens of berichten inzien, en kan ook niet zien welke gebruikers er een account hebben op de school. Niet-ingelogde bezoekers kunnen alleen nieuws- of agendaberichten zien die de school op de publieke website heeft geplaatst.
- Gebruik en inzien gegevens door derden
MijnSchool zal de opgeslagen gegevens nooit aan derden verschaffen, tenzij wij door wettelijke bepalingen verplicht zijn dit te doen. De enige partijen die in een of andere vorm toegang hebben tot de gegevens zijn de gebruikers zelf (schoolmedewerkers, ouders, leerlingen) en het MijnSchool supportteam (alleen indien nodig en na overleg met de school).
6. Verwijderen van gegevens
Persoonsgegevens/Cookies
Gebruikers kunnen op elk moment zelf hun persoonsgegevens en/of cookies verwijderen. MijnSchool verwijdert alleen dan gegevens indien hiertoe een verzoek wordt gedaan door de schooldirectie en wanneer dit het gevolg is van het synchroniseren van gegevens met het Leerling Administratie Systeem.
Contractopzeggingen
In het geval van een contractopzegging verwijdert MijnSchool alle gegevens van alle aan dat contract verbonden gebruikers.
7. Vragen?
Mocht u vragen hebben dan kunt u deze stellen via contact@mijnschool.nl.